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    企業管理制度執行力提升過程簡化方法

    2021-11-26 09:59   作者:清大EMBA研修班招生網

    導讀:案例: 麥當勞公司的第一本操作手冊長度有 15 頁, 不久之后擴展到 38 頁, 1958 年后多達 75 頁。 在作業手冊中可以查到麥當勞所有的工作細節。 在 第三個版本的手冊中, 麥當勞開始教加盟者進行公式化作業, 比如: 如何追蹤 存貨, 如何準備現
    案例: 麥當勞公司的第一本操作手冊長度有 15 頁, 不久之后擴展到 38 頁, 1958 年后多達 75 頁。 在作業手冊中可以查到麥當勞所有的工作細節。 在 第三個版本的手冊中, 麥當勞開始教加盟者進行公式化作業, 比如: 如何追蹤 存貨, 如何準備現金報表, 如何準備其他財務報告, 如何預測營業額及如何制 定工作進度表等。 甚至可以在手冊中查到如何判斷盈虧情況, 了解營業額中有 多大比例用于雇用人員、 有多少用于進貨、 又有多少是辦公費用。 每個加盟者 在根據手冊計算出自己的結果后, 可以與其他加盟店的結果比較, 這樣就便于 立即發現問題。 麥當勞手冊的撰寫者不厭其煩, 盡可能對每一個細節加以規 定, 這正是操作手冊的精華所在。 正因為如此, 麥當勞的經營管理方法能夠快 速全盤復制, 全世界幾萬家分店, 多而不亂。
    很多時候大家說到簡化就立刻想到減少, 上面的案例告訴我們, 簡化不是 任意的縮減, 對于企業的制度執行來說, 更不能認為只要把制度的數目加以縮 減就能提高執行力, 產生效果。 簡化的實質是對企業規章制度所規范的對象、 行為、 過程加以調整, 使之優化的一種有目的的活動。 也就是說, 簡化是在不 改變對象性質的規定下, 不降低對象功能的前提下, 減少對象的多樣性、 復雜 性。 將作業及作業流程 “化繁為簡”, 減少經驗因素的影響。 例如, 連鎖企業 的系統整體龐大而復雜, 必須將財務、 貨源供求、 物流、 信息管理等各個子系 統簡明化、 結構化, 去掉不必要的環節和內容, 以提高效率, 使 “人人會做、 人人能做”。 上面麥當勞的案例就是一個有說服力的例子。
    簡化的客觀基礎是對商品或服務功能的分析, 通常商品或服務都有三種功 能: 一是基本功能, 即用來滿足人們對該商品或服務的共同需要的功能; 二是 附加功能, 即用來滿足不同的人們對商品或服務的特殊需要的功能; 三是條件 功能, 即使基本功能得以充分發揮的功能。 簡化時需要注意以上三點, 比如手 機, 它的基本功能是通話, 條件功能是要有網絡, 附加功能是各種休閑、 娛樂 的用途。 由于附加功能和條件功能的存在, 使得同一商品或服務具有眾多的品種規格。 品種的增加在一定的范圍內可以滿足消費者的需求, 但超出一定的范 圍地、 盲目地、 無限制地增加品種, 就會給制造、 選購、 使用和維修帶來很大 的不便。 因此利用 “簡化” 的方法, 將商品或服務的品種和規格減少到必需 的范圍內, 可以降低生產或服務成本, 提升客戶價值。
    簡化時還需要注意以下幾點。
    只有在多樣化的發展規模超出了必要范圍時, 才考慮簡化。
    簡化時, 既要對不必要的多樣化加以壓縮, 又要防止過分壓縮。 為此, 簡化方案必須經過對比、 論證, 并以簡化后的總體功能是否作為最佳依據衡量 簡化方案。
    簡化應以確定的時間和空間范圍為前提。 在時間范圍里, 既要考慮到當 前的情況, 也要考慮到今后一定時期內的發展要求, 以確保簡化成果的生命力 和系統的穩定性; 對簡化所涉及的空間范圍以及簡化后所產生作用的空間范 圍, 都必須做較為準確的計算或估計, 要關注全局利益。
    簡化的結果必須保證在既定的時間內足以滿足一般需要, 不能因簡化而 損害客戶的利益。
    對商品規格或服務方式的簡化要形成系列, 其參數組合應盡量符合數值 分級制度。
    簡化的經濟效果, 首先, 從企業方面來說, 在設計階段, 由于商品品種簡 化, 可以減少設計差錯, 縮短設計時間, 提高設計效率, 便于圖紙和設計文件 的管理。 其次, 從商業部門和客戶來說, 由于品種的簡化, 便于包裝、 運輸和 倉儲, 大大減少了流通領域的人力和物力的消耗及管理費用, 也給客戶的使用 和維修帶來方便, 而且生產制造成本的降低也使客戶在經濟上直接受益。 法國 的艾伯特·卡柯特經過認真研究提出了衡量簡化是否合理的一條重要法則: “商品的制造成本與產量的 4 次方成正比。” 如果產量提高一倍, 或品種減少 一半時, 成本可大約降低 16%; 如果產量提高兩倍, 或品種減少 1 / 3 時, 成本 可大約降低 24%。
    簡化主要應用于商品種類、 原材料、 零部件、 數值及作業過程, 舉例 如下。
    物品種類的簡化。 一些制造企業有大量的庫存品, 種類繁多。 其中有的 長期無用, 有的品種規格可以歸并, 通過實行簡化便可消除許多無用的、 多余 的、 可替換的類型, 這樣不僅能夠減少資金占用、 騰出庫房面積, 還可改進 管理。
    原材料的簡化。 許多企業采購原材料時不做論證, 相關人員隨意提要求, 采購的品種規格過多、 過雜, 通過簡化可以減少品種, 提升招標效率, 還 可以節約資金。
    零部件簡化。 機電產品是由零部件、 元器件組成的, 有的產品中功能相 近的零部件很多, 如能歸并簡化, 便可顯著提高設計和制造效率。
    數值簡化。 不同的設計人員在設計過程中, 如果自由取值, 就會使同一 參數出現多種數值, 并使工具、 量具的種類增多, 管理復雜化。 通過制定規 范, 加以簡化, 便可防止不必要的數值多樣化, 在提高準確性的同時, 又能減 少工作人員的工作量。

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